Открытие столовой за 34 дня

КАК МЫ ВОПЛОТИЛИ ПРОЕКТ РЕКОНСТРУКЦИИ ПИЩЕБЛОКА НА 4000 ЧЕЛОВЕК ПРИ ЗАВОДЕ «КРОМБЕРГ ЭНД ШУБЕРТ» (г.ЛУЦК)

ЗАДАЧИ РЕКОНСТРУКЦИИ

Еще совсем недавно я не представлял себе гастрономический бизнес с наценкой менее 150%… не представлял, потому что не работал для такой большой и стабильной аудитории как завод, а еще и на 4000 человек! А здесь нужно научиться зарабатывать с наценкой 30%! Но это возможно, когда есть для кого!
Как организовать и продумать этот бизнес до мелочей – в этом и был мой новый опыт.

Месяца за 3 до создания проекта ко мне обратились представители действующего оператора, который обслуживал столовую при заводе «Кромберг энд Шуберт» вот уже на протяжении 8 лет. Оператор являлся довольно успешным, имел хорошую репутацию среди работников, готовили они тоже вкусно, но испытывали организационно-творческие потребности для нового проекта. Руководство завода, наравне с профкомами, желало реконструкции проекта, поскольку за вышеупомянутых 8 лет количество работников завода выросло с 1000 до 4000. Работа (а с ней и питание) была построена уже в 3 смены практически без выходных! Естественно, изначальный функционал бизнеса не выдерживал, проект получил свой максимальный износ и реконструкция (не только самого помещения, а и мысли) была как раз актуальной.

Мы быстро нашли общий язык с моими новыми партнерами в этой отрасли, поскольку мыслили практически едиными критериями, основанными на обоюдном более чем 10-летнем опыте в сфере питания и ресторанов. Так появилась наша новая компания «Волиньспецхарчінвесттехнології» или сокращенно — «Волиньспецхіт». Основной приоритет нашей деятельности – именно организация общественных пищеблоков, а также кейтеринговые и ряд клининговых услуг.

Благодаря четкой позиции и задачам от руководства завода в лице Славомира Качмарека и Александра Шаварского, мы установили основные проблемы, которые предстояло решить в рамках нового проекта:

• увеличить количество посадочных мест столовой;
• отрегулировать функционал размещения раздач, касс, буфета с целью оптимизации потоков работников при больших наплывах;
• ускорить процесс обслуживания работника до 2-3 минут;
• обеспечить комплексное вариативное предложение в меню с быстрой выдачей и калорийностью не менее 900 кКал на основе продуктов из цельного сырья (без использования фаршевой группы);
• предоставить прозрачный и объективный механизм ценообразования меню;
• обеспечить нормальную и качественную работу системы вентиляции;
• обеспечить на период реконструкции основного зала временную столовую за пределами помещения завода, предоставив готовое комплексное решение по меню на основе холодной группы;
• сделать впечатляющий современный ремонт основного зала с использованием корпоративного стиля завода;
• обновить ассортимент меню;
• наладить маркетинговую деятельность и быструю обратную связь с работниками;
• наладить сервис, профессионализм и внутрикомандную дисциплину среди наших сотрудников и общее качество обслуживания;
• уложиться в срок до 2 месяцев;
• своей ремонтной деятельностью не мешать функционированию завода и не создавать прочие неудобства;

Кроме этого, мы совместно с моими новыми партнерами провели внутренний аудит и стратегия реконструкции коснулась абсолютно всех направлений: бухгалтерия, программное обеспечение, персонал, меню, оборудование, замена коммуникаций (вода, электрика, вентиляция), видеонаблюдение и т.д. Всего не перечислить, но нам предстояла настоящая революция проекта и самой мысли!

И поскольку затратная часть на организацию временного места питания и простой основного зала для нас была высока, нам нужно было уложиться в более короткие сроки, потому мы и решили – справимся за 1 месяц!

ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЙ ЭТАП

Но сначала поэтапно подготовились к старту:

1. 1. Согласовали с руководством завода новый функционал помещения, который позволил организовать потоки, больше посадочных мест, скорость выдачи пищи и скорость расчета. На это у нас ушло до 10 дней и понадобилось всего 3 встречи. Мы переместили буфет в одну линию с горячей раздачей, снабдив новую линию сразу 4 кассами, вместо 2-х. Также, мы использовали принцип «Братских столов», что позволило более компактно разместить посадочные места. Кроме того (кажется, мелочь, но это в итоге сработало!) благодаря меню на экранах мы сократили время изучения ценников около самой раздачи.

Мы также поменяли аппараты горячих напитков на более быстрые и современные, что повысило не только вкус напитков, но и скорость выдачи. Часть из них (растворимый кофе, чай) мы вообще вынесли за пределы касс и линии в зал, а работник покупал только «заготовку»: пакетик чая, стики с сахаром, мешалку и стаканчик. Как было подмечено, процесс приготовления горячего напитка занимал около 1 минуты, а это 33% от планируемого времени пребывания человека в зоне обслуживания! В общем, подошли очень скрупулёзно, даже имитировали очереди и как кто в той или иной схеме зала двигается!

«Досталось» и рабоче-производственным помещениям. Запроектировали установку фильтров обратной очистки на всю столовую (что позволило не только улучшить качество пищи, но и сократить износ оборудования), полное обновление цехов вплоть до стеллажей, перепроектирование перестенков, перенос зоны приема грязной посуды в зал, а также перепроектирование мойки с дополнительной посудомоечной машиной.

В результате, такая план-схема и легла в основу технического и дизайнерского проектов.

1. 1. Благодаря круглосуточной связи с подрядчиками (спасибо им за терпение и профессионализм!) технические решения удалось получить всего на протяжении 3-4 дней, а это:
      • проект-спецификация по электрике;
      • проект-спецификация по вентиляции;
      • проект-спецификация по оборудованию (заказали все новое с иголочки!)
      • спецификация по мебели;
      • проект ремонта системы водоснабжения, фильтрации и водоотвода;
      • смета по строительно-монтажным работам;

Во время проектирования мы полагались не только на личный опыт, но и ловили инсайды: получили критические замечания по прошлой столовой как от руководства завода, так и от линейных работников. Также благодаря дельным замечаниям наших сотрудников и моему «свежему глазу» существенно изменили «внутрянку» по кухне, внутренним перестенкам, планировке и складам, что помогло облегчить и ускорить нашу работу!

1. 1. Далее предстояло всю эту идею «одеть в красивую одежку», то есть 3D-дизайн. Справились мы с этим тоже быстро (до 10 дней) и на выбор руководству мы предоставили 2 дизайнерских решения: в строгом технологическом стиле и в более теплом с деревянной отделкой. В основу обоих проектов легли фиолетово-белые тона бренда «Кромберг энд Шуберт». Выбор руководства моментально был сделан в пользу более теплого решения с деревом и зеленью.

И так мы перешли к этапу подготовки самой реконструкции, а также организации временного пункта питания.

Сложность еще была и в том, что «переключиться» с одной точки на вторую, равно как и назад, нужно было без потери рабочего ритма и питания работников. Поэтому, работать приходилось иногда и ночью, и на выходных, чтобы все успеть.

ВРЕМЕННЫЙ ПУНКТ ПИТАНИЯ

Временное питание мы организовали в летних шатрах размером 6х12 м, которые установили на заднем дворе завода. Удалось разместить до 80 посадочных мест внутри шатров, а также импровизированных кейтеринговых столов-бочек в зоне для курящих.

Процесс приготовления меню мы организовали извне, на другом предприятии, и обеспечили хорошую логистику и частые доставки, что позволило иметь в наличии всегда свежие позиции.

Вся сложность заключалась еще и в том, что это был февраль месяц. На улице лютовал мороз до -20 градусов. В шатрах мы подключили мощные тепловые пушки (по 9 кВт), сделали хорошую изоляцию, организовали тамбур с УФО-отоплением, что позволило работникам переходить из помещения завода и пребывать в залах питания без верхней одежды. На протяжении всего периода работы этого пункта питания нам удавалось поддерживать температуру воздуха не менее 24 градусов, ликвидировать сквозняки, потому комфортно было не только работникам завода, но и нашим сотрудникам.

В меню мы предлагали буфетную линию закусок, снеков, сладостей, а также горячие напитки и компот. «Основными» блюдами на этот месяц стали для нас сендвичи. Мы предоставили ассортимент из 12 позиций багет-сендвичей, холодных бургеров, лаваш-роллов, круасан-сендвичей, 4 из которых регулярно ежедневно были в наличии в меню. Были у нас даже постные лаваш-роллы.

Признаюсь, из-за нашего принципа «Ничего вчерашнего, все только самое свежее» было тяжело просчитать вкусовые предпочтения работников и поначалу много сендвичей просто списали. Но этим мы приобрели новый опыт, сохранили хорошую репутацию и у нас никогда не было пустых витрин.

Поначалу мы предлагали готовые комплексные решения в ланч-боксах, в которое входил сендвич, яблоко и большой компот, но мнения работников разделились: кому-то не нужно было яблоко, а кому-то наоборот, кого-то смущал ланч-бокс и компот…

Буквально после 1 дня работы мы оперативно отреагировали на жалобы и «распаковали» наборы, сформировав свободное меню с ассортиментом сендвичей, яблок, напитков и буфктной продукции по отдельности.

Работали с одноразовой посудой, много сил и средств потратили на клининг и связанные с этим расходники, логистику и прочие доплаты. И пусть и мы, и работники завода провели этот месяц в определенных издержках, но цель стояла одна – новая качественная столовая! И мы к ней в это время шли.

ВОПЛОЩЕНИЕ ПРОЕКТА

25 февраля 2018 года мы за полдня перенесли точку питания из основного зала в шатры и уже 26 числа началась сама реконструкция, а в шатрах – кейтеринговое питание. Перед этим мы очень тщательно спланировали тайминг, продолжая пока работать в основном зале старой столовой. Были проведены переговоры со всеми подрядчиками и поставщиками, кровью подписаны обязательства. Шучу! Подобралась серьезная команда, с которой я работаю не первый год и которая знает мой темп, понимая требования скорости и качества! И что тут темнить? Все хотели заработать, и чем быстрее это сделать, тем быстрее расчет!

Итак, срок стоял на 2-3 апреля. То есть, 34 календарных дня, из которых 5 воскресений, 2 больших церковных праздника, да еще и 7,8 марта! Итак, в распоряжении осталось всего 25 рабочих дней.

Мы составили список и объем работ и распределили с партнерами зоны ответственности. Так правильно делать. Всегда говорю: «За что отвечают хотя бы двое – не отвечает никто». Каждому – по задаче. Вот правильная организация, как по мне.

Нам удалось просчитать и предвидеть каждую деталь строительно-организационного процесса так, что параллельно с демонтажем шел уже новый монтаж, а с прокладкой сетей – чистовая отделка. Многие вещи делались извне, в цехах и монтировались уже прямо в зале.

Справедливости ради стоит отметить, что предложенное и одобренное решение по технологическому «голому» потолку вместо подвесного «армстронга» существенно оптимизировало работу по сетям, кабелям, светильникам и покраске.

В ногу со строительной работой шел процесс дополнительного подбора и обучения персонала, пошива формы, закупки новой посуды и инвентаря, переход на новое программное бухгалтерское обеспечение и систему учета.

Параллельно с этими процессами, пришлось еще и контролировать качество и нюансы работы временного пункта питания, заниматься юридической частью сотрудничества с заводом, анализом базы поставщиков и переговорами с новыми.

Еще одним нашим с руководством завода совместным достижением считаю разработку прозрачной, объективной и всем понятной схемы изменения цен на меню. Мы согласовали с ними рекомендуемую наценку на основную группу позиций меню и заложили понятие «Продовольственный индекс» (среднее сборное понятие от стоимости основной группы меню, которое основывается на официальных данных МинФина). Именно изменение этого индекса и дает нам или другой стороне право говорить об изменении цен меню в ту или иную сторону.

На основе этих договоренностей по новой наценке и «Индексу» мы провели аудит нашего старого меню и разработали новые позиции и «комплексы».

В меню завода теперь ежедневно есть так называемое «комплексное меню» на 1000 кКал ассортиментом минимум из 2 позиций по каждому блюду, позволяющее работнику собрать набор из салата, супа, горячего, гарнира, хлеба и компота всего за 1Евро (36 гривен). Причем компенсация на питание каждому сотруднику в смену составляет практически эту сумму (30 гривен)!

К чести руководства завода, они не остановились на этом и взяли курс оптимизации своих затрат с целью полной компенсации работнику стоимости комплекса уже в этом году!

Те, кто предпочитают альтернативное питание (другие горячие блюда, буфет) могут набрать на сумму своей компенсации продукцию по своему желанию.

Мы ежедневно обеспечиваем вариативность меню линии в 12-16 позиций и буфета в 40-50 позиций.

«ЛЯПЫ»

В процессе стройки и ускоренной работы, как всегда, вылезли непредвиденные обстоятельства:

• оказалось что «воняло» кухней в зале из-за того, что вытяжка зала была мощнее вытяжки кухни и от того все тянуло вовнутрь. А это повлекло за собой замену коробов, а не только моторов, поскольку надо было обеспечить их правильное сечение.
• в дизайн-проекте просчитались в одном месте с размером столов и получился узкий проход. Пришлось «аврально» подрезать столы.
• задержалось оборудование. Пришлось работать ночами и смещать график клининга.
• задуманная чистка труб канализации обратилась в полную их замену, поскольку они элементарно износились…

Да и много чего еще, уже все не вспомнить.

Но как-то легко все прошло, на опыте, на позитиве! Глобально никто не подвел!

ОТКРЫТИЕ

И 3 апреля 2018 года мы представили работникам и общественности города новую столовую, в которой функционально был использован каждый квадратный сантиметр, воплощены трендовые дизайнерские решения, а также установлено новое современное оборудование и предоставляется вкусное, питательное и не дорогое меню!

На открытии вместе с веселой командой «Be Happy» Agency устроили праздничное перерезание ленточки, праздничную фотозону, дегустацию меню, а также оригинальный флэш-моб: каждый сотрудник мог оставить на контурах карт Украины и Германии отпечаток своего пальца с акварельной краской! Получились такие импровизированные картины, символизирующие дружбу между нашими странами, которые украшают теперь стену нашей столовой!

Спасибо всем, кто участвовал в воплощении проекта: вдохновлял, мотивировал, терпел, ругал, хвалил, подсказывал, тупил, верил или не верил, но все-таки дождался!
Приятного всем аппетита и вдохновения двигаться вперед и брать от жизни по-максимуму!

P.S. Спасибо отдельное нашему коллективу и сотрудникам завода за то, что стойко перенесли временные неудобства, а также нашим надежным подрядчикам: Артем, Виталик и компания, Саня, Леша, Валик, Рома, Андрей, Сергей, Миша и его друзья, Вова, Паша, снова Сергей, Игорь, Женя… специально не называю ваших фамилий и контактов, ведь если все узнают, то кто же тогда будет делать мои следующие проекты?